Notuleren, het kan veel leuker

De grote verbouwing van het stadskantoor staat op het punt van beginnen. Deze week was er een oploopje georganiseerd om ons een kijkje te geven in hoe alles er uit gaat zien. Een heuse barista was aanwezig om ons daartoe te verleiden. Na de verbouwing werkt de hele organisatie volgens het principe van Het Nieuwe Werken (HNW). Onze afdeling heeft er al een tijdje mee geoefend. Ik weet dus uit ervaring dat het meer is dan een andere kantoorinrichting. Het gaat ook om slimmer werken en slimmer gebruik maken van ruimte en tijd.

Weg met het geklets

We moeten dus met zijn allen ook minder gaan kletsen. Ellenlange vergaderingen op vaste tijdstippen in de week wie wil dat nog? Waar we ook vanaf moeten is het vastleggen van die ellenlange praatsessies.
Iedereen die weleens heeft genotuleerd weet hoe ondankbaar dat werk is. Je doet je best de kern te pakken van wat besproken is. Dat is helemaal niet zo gemakkelijk. Vervolgens kijkt niemand naar je werk, tenzij je zijn naam verkeerd hebt opgeschreven. Weg ermee. Maar wat dan wel?

Werken met plaatjes

Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden, is het gezegde. Daarom hebben we zoveel woorden nodig om uit te leggen wat we willen en bedoelen. De oplossing vond ik in het boekje Visual Notes van Kim Ravers. Stap voor stap legt ze uit hoe we tot duidelijkere en dus betere verslaglegging komen met behulp van tekeningen. Het sluit helemaal aan bij hoe de jeugd tegenwoordig met elkaar communiceert. De smileys, hartjes en donderwolken vliegen over en weer op de smartphones.

Je hoeft het niet zelf te doen

Iedereen kan tekenen, maar als jij dat niet vindt, is er toch een oplossing. de schrijfster van het boekje, kun je inhuren om je vergadering vast te leggen. Je hebt bijvoorbeeld ook de jonge Na het nieuwe werken is er nu dus ook het nieuwe notuleren (HNN).

Jongens, wat doet dat schaap hier?